Politica de Retenție a Datelor

Această politică descrie cât timp păstrăm fiecare categorie de date personale și ce motivă această perioadă. Politica respectă principiul minimizării datelor și limitarea perioadei de stocare din GDPR (Art. 5).

1. Periode de retenție

Categoria de date	Perioada de păstrare	Motivul
Înregistrări audio ale apelurilor	90 de zile	Asigurarea calității, rezolvare dispute, sub-procesatori OpenAI/Telnyx
Transcrieri text ale apelurilor	12 luni	Istoric apeluri pentru clienți, analiză performanță agent
Metadata apel (durata, ora, direcția)	24 luni	Facturare, analize statistice, rapoarte
Date contact (nume, telefon, email)	Până la cererea de ștergere	Servicii continue, programări, comunicare
Programări create	5 ani după dată	Istoric pentru client, eventuale audituri
Date facturare client	10 ani	Obligație legală fiscală (Codul Fiscal Român)
Cont utilizator	Până la ștergere + 30 zile	Permite recuperare după anulare
Date de log aplicație	24 luni	Securitate, debugging, audit
Logs de audit (acces date sensibile)	5 ani	Conformitate GDPR Art. 32, audit securitate
Date de demo pe site (vocalyy.ro)	30 de zile	Calitate demo, apoi ștergere automată
Cookies analitice	13 luni sau retragere consimțământ	Conform recomandărilor ANSPDCP
Cereri de contact (formulare)	24 luni de la ultima interacțiune	Follow-up cu prospecți
Backupuri DB	30 zile	Recuperare în caz de incident

2. Cum implementăm ștergerea

2.1 Ștergere automată

Avem joburi automate (cron jobs) care rulează zilnic pentru a șterge datele care au depășit perioada de retenție. Joburile sunt monitorizate și auditate lunar.

2.2 Ștergere la cerere

Poți cere ștergerea datelor tale oricând prin:

• Email la privacy@vocalyy.ro
• Buton "Șterge contul" din dashboard
• Cerere scrisă la sediu

Răspundem în maxim 30 zile (conform GDPR Art. 12.3).

2.3 Excepții de la ștergere

Conform GDPR Art. 17(3), nu putem șterge datele când există obligații legale:

• Date facturare — 10 ani conform Codului Fiscal Român
• Date pentru apărare juridică — până la expirarea termenului de prescripție
• Logs de audit — necesare pentru obligații de securitate

În aceste cazuri, restrângem accesul la aceste date doar la persoanele autorizate și nu le folosim pentru alte scopuri.

3. Ștergere fizică

Datele șterse din sistemele active sunt eliminate și din:

• Bază de date principală (Supabase) — instant
• Cache și logs — în 24 ore
• Backupuri — în maxim 30 zile (rotație backup)
• Sub-procesatori — solicităm ștergere conform DPA semnat

4. Audit și verificare

Politica este verificată anual prin:

• Audit intern al joburilor de ștergere
• Verificare manuală a unui eșantion de 5% din înregistrările vechi
• Raport de conformitate publicat intern

5. Modificări ale politicii

Modificările acestei politici sunt:

• Comunicate clienților B2B cu minim 30 zile înainte
• Publicate pe această pagină cu data noii versiuni
• Notificate prin email pentru schimbări semnificative

6. Contact

Pentru întrebări despre retenție sau ștergerea datelor:

• DPO: dpo@vocalyy.ro
• Cereri DSAR: privacy@vocalyy.ro

Pagini conexe: Politica de Confidențialitate · Sub-procesatori · Despre Sistemul AI